“在智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)之前，我們使用傳統(tǒng)的貼單式報(bào)銷方式，報(bào)銷人需要逐個(gè)找審批人簽字，一般一周內(nèi)才能完成所有報(bào)銷手續(xù)。全校有近2000名教職工，過去報(bào)銷經(jīng)常排長(zhǎng)隊(duì)，報(bào)銷效率低，人力成本高。系統(tǒng)建成后，所有流程搬到線上辦理，最快的一筆報(bào)銷僅用了15分鐘就完成了從填單到支付的全部流程。報(bào)銷效率大大提高，人工成本大大降低。”中國(guó)人民警察大學(xué)財(cái)務(wù)處干部王永路告訴記者。
智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)作為財(cái)務(wù)工作電子化的重要工具，在提升工作效率，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等方面發(fā)揮了積極作用。近日，記者來到位于河北省廊坊市的中國(guó)人民警察大學(xué)，了解智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的使用情況。
中國(guó)人民警察大學(xué)是財(cái)政部首批電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)單位之一，也是國(guó)家檔案局電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔的前期試點(diǎn)單位，在使用智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)及電子化過程中成效突出。過去，學(xué)校財(cái)務(wù)管理信息化基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，很多工作需要通過手工方式完成，工作量大、風(fēng)險(xiǎn)高、效率低。
智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)在部分業(yè)務(wù)上打通了業(yè)財(cái)融合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在提高效率和降低成本方面具有明顯作用。如報(bào)銷人完成填單后，系統(tǒng)可自動(dòng)進(jìn)行合規(guī)性審核、核算和記賬。業(yè)務(wù)辦理提單時(shí)間由原來的平均1小時(shí)減少到目前的1分鐘，紙張消耗從平均4張減少到目前的1張，部分業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了全流程無(wú)紙化；業(yè)務(wù)審核如核對(duì)金額、標(biāo)準(zhǔn)以及是否存在重復(fù)報(bào)銷相關(guān)事項(xiàng)由原來平均10分鐘下降到30秒；部分業(yè)務(wù)電子化歸檔的方式，有效替代了原有需要30分鐘才能完成的紙質(zhì)歸檔。
中國(guó)人民警察大學(xué)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)郭際偉告訴記者，過去只能線下才能完成的憑證審核，現(xiàn)在通過手機(jī)操作就可以完成，并實(shí)時(shí)查看處理進(jìn)度。
“智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)確實(shí)給工作帶來了很大便利，省時(shí)省力，獲得了教職工的一致好評(píng)。一方面，職工報(bào)銷可直接在網(wǎng)上審核審批憑證，少跑路；另一方面，通過智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)電子存檔，避免了因憑證丟失帶來的問題，系統(tǒng)還能夠自動(dòng)辨別票據(jù)真?zhèn)?，并避免虛開發(fā)票和重復(fù)報(bào)銷?！惫H偉告訴記者，智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)還根據(jù)職務(wù)、權(quán)限等內(nèi)置了資金報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，讓審批更加規(guī)范、經(jīng)費(fèi)控制更加標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，系統(tǒng)將預(yù)算管理和預(yù)算執(zhí)行無(wú)縫對(duì)接，減少了臨時(shí)動(dòng)議支出，加強(qiáng)了內(nèi)部控制。
據(jù)悉，學(xué)校每年為解決跟蹤賬務(wù)不平、賬實(shí)不符等存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的問題消耗不小成本。以電子憑證管理為基礎(chǔ)，智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)可以在學(xué)校內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)平臺(tái)就網(wǎng)上報(bào)銷事項(xiàng)以及金額的一致性進(jìn)行核對(duì)，并與銀行數(shù)據(jù)進(jìn)行二次核對(duì)，快速定位數(shù)據(jù)差異項(xiàng)，從而有效防范了財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。
內(nèi)控制度也嵌入智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)?！耙郧暗膱?bào)銷發(fā)票曾出現(xiàn)公司名稱與印章不一的情況。”中國(guó)人民警察大學(xué)財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)康文明告訴記者，智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)建成后，所有電子票據(jù)均進(jìn)入系統(tǒng)接受核驗(yàn)，票據(jù)報(bào)銷和查驗(yàn)結(jié)果等情況一目了然。通過初審、復(fù)審、終審等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)審核過程不可逆，有效杜絕了虛假發(fā)票報(bào)銷、重復(fù)報(bào)銷等業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
基于智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)，學(xué)校構(gòu)筑了從發(fā)票采集、費(fèi)用報(bào)銷、會(huì)計(jì)記賬，到原始憑證存儲(chǔ)的全流程電子化管理。同時(shí)，與智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的賬務(wù)系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)了一鍵入賬；引入電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)記賬憑證和會(huì)計(jì)原始憑證（含電子發(fā)票）入卷歸檔、檔案檢索、檔案借閱及檔案移交的會(huì)計(jì)檔案一體化管理。
郭際偉介紹說，2020年11月，中國(guó)人民警察大學(xué)啟動(dòng)建設(shè)智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。建成后的系統(tǒng)集預(yù)算、合同、核銷、差旅、收費(fèi)、電子檔案、決策分析等多模塊于一體，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校財(cái)務(wù)的全流程管理，有效解決了電子票據(jù)的報(bào)銷和歸檔問題。經(jīng)過兩年的需求轉(zhuǎn)化、系統(tǒng)磨合，目前，學(xué)校財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)基本建成，財(cái)務(wù)管理制度和流程不斷優(yōu)化，逐步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作的全流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型。未來，學(xué)校將緊跟國(guó)家會(huì)計(jì)信息化發(fā)展步伐，持續(xù)推進(jìn)學(xué)校財(cái)務(wù)工作向智能化、智慧化發(fā)展，進(jìn)一步讓數(shù)據(jù)多流轉(zhuǎn)，讓教職工少跑路。
來源：中國(guó)財(cái)經(jīng)報(bào)
記者：郭盡美
編輯：傅博